-Bienvenidos a esta presentación de Clasificación de trabajadores: ¿Contratista independiente o empleado? Para empezar, clasificar a trabajadores como contratistas independientes o empleados, depende de los hechos en cada caso. En esta presentación vamos a discutir: Cómo determinar si las personas que proveen servicios son empleados o contratistas independientes. También las reglas del derecho común, los hechos que demuestran el grado de control e independencia se dividen en tres categorías: Hablaremos del formulario SS-8, y la clasificación errónea de empleados y también las obligaciones del pago de impuesto sobre la nómina. La regla general es que un individuo es considerado un contratista independiente si el que paga por su labor tiene el derecho de dirigir o controlar solamente el resultado del trabajo, y no lo que se estará haciendo y cómo se hará el trabajo. Los ingresos de la persona que está efectuando el trabajo como contratista independiente están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. La mayoría de los trabajadores se encuentran bajo las reglas generales del derecho común. Y voy a hablar más acerca de las reglas del derecho común en esta presentación.

En algunos casos, un estatuto de impuesto federal específico indica si un individuo es un empleado. Si ellos caen dentro cuatro categorías y cumplen con las tres condiciones bajo las reglas del impuesto del Seguro Social y Medicare. Para más información vea la sección titulada "Vendedor" en la Publicación 15-A, que es la guía tributaria suplementaria para empleadores (disponible en inglés).

En otros casos, el acuerdo de la sección 218 entre cada estado y la Administración de Seguro Social determina qué ciertos grupos deben ser tratados como empleados. Para más información acerca del acuerdo de la Sección 218, vea la Publicación 963, que es la guía de referencia federal-estatal en inglés, disponible en la página web del IRS. Hay recursos informativos, como la Publicación 15, que es la guía tributaria para empleador (disponible en inglés).

Está la Publicación 15-A, que es la guía tributaria suplementaria para empleadores (también disponible en inglés).

Y la Publicación 963, guía de referencia federal-estatal (disponible en inglés).

La regla general es que un individuo es un contratista independiente si quien le paga solo tiene el derecho de controlar o dirigir el resultado del trabajo, no lo que se hará y cómo se hará. Las pequeñas empresas deben considerar todas las pruebas del grado de control e independencia en la relación de empleador o trabajador. Si un trabajador es un contratista independiente o empleado, dependerá de los hechos en cada situación. Los hechos que demuestran el grado de control e independencia se dividen en tres categorías.

Estas son el comportamiento.

Tiene el negocio del control o el derecho de controlar lo que el empleado hace y cómo él o ella desempeña su trabajo. El control financiero.

El pagador controla todos los aspectos comerciales del trabajo del empleado.

Esto incluye la manera en que se le paga al empleado, si los gastos son o no son reembolsados. Quién provee herramientas, materiales, etcétera. También el tipo de relación.

Existen contratos escritos y beneficios del tipo de relación que se ofrecen a los empleados.

Por ejemplo, planes de pensión, seguros, vacaciones pagadas, etcétera.

¿Va a continuar esta relación, y es el trabajo realizado un aspecto clave del negocio? Los dueños de negocios tienen que tomar en consideración todos estos factores al determinar si un trabajador es empleado o contratista independiente. Es posible que algunos de estos factores señalen que el trabajador es empleado, mientras que otros factores indiquen que el trabajador es contratista independiente.

El número de factores en sí no determina si el trabajador es empleado o contratista independiente, y esta decisión no depende de un solo factor. Además algunos de los factores pueden ser relevantes en una situación y no en otra. La clave es observar todos los aspectos de la relación en su totalidad, tener en cuenta el grado del derecho de dirigir y controlar el negocio. Y finalmente documentar todo factor utilizado para llegar a esa determinación. Y el término control de comportamiento se refiere a los hechos que muestran si existe, o no, por parte del empleador un derecho a controlar o dirigir cómo un trabajador desempeña su trabajo. Un trabajador es un empleado cuando la empresa tiene el derecho a controlar y dirigir al trabajador. Una empresa no siempre tiene que, en efecto, controlar o dirigir la manera en que se desempeña el trabajo, y siempre y cuando el empleador tenga el derecho a dirigir y controlar el trabajo. Los factores de control de comportamiento caen dentro de las siguientes categorías: El tipo de instrucciones dadas.

Un empleado está generalmente sujeto a las instrucciones de la empresa sobre cuándo, dónde y cómo trabajar. Todos los siguientes son ejemplos de tipos de instrucciones sobre cómo hacer el trabajo. Dónde y cuándo hacer el trabajo. Qué equipo o herramientas se utilizarán. Qué trabajadores contratar, o para que asistan con el trabajo. También dónde comprar servicios y suministros. Qué trabajo debe hacerse por un individuo especializado. Y qué secuencia u orden debe seguirse cuando se desempeña el trabajo.

También está el grado de la instrucción. El grado de la instrucción significa que mientras más detalladas son las instrucciones, mayor control ejerce la empresa sobre el trabajador. Instrucciones más detalladas indican que el trabajador es un empleado. Instrucciones menos detalladas reflejan menor control, indicando que lo más probable es que el individuo es un contratista independiente. Una nota es la cantidad de la instrucción necesaria varía de acuerdo a la diferencia que existe en control de comportamiento. Si el empleador tiene el derecho a controlar cómo los resultados del trabajo son obtenidos. A una empresa puede que le falte el conocimiento para instruir a algún profesional con un alto grado de especialización; en estos casos, las tareas pueden que requieran de poca o ninguna instrucción. La consideración clave se basa en que si la empresa retuvo el derecho a controlar los detalles del desempeño del trabajador, o en vez de eso, ha cedido ese derecho. Está el sistema de evaluación.

Si un sistema de evaluación mide los detalles sobre cómo el trabajo se efectúa, entonces estos factores señalarían hacia un empleado. Si un sistema de evaluación mide solamente el resultado final, entonces esto puede señalar hacia un contratista independiente o a un empleado. Entrenamiento.

Si la empresa provee a sus trabajadores entrenamiento sobre cómo hacer el trabajo, esto indica que la empresa desea que el trabajo se haga de una manera en particular. Esto es una evidencia fuerte de que el trabajador es un empleado. Entrenamiento recurrente o continuo sobre métodos y procedimientos es una evidencia aún más fuerte de una relación de empleado-empleador. Sin embargo, los contratistas independientes comúnmente acostumbran utilizar sus propios métodos. El control financiero se refiere a los hechos que muestran si la empresa tiene, o no tiene, el derecho a controlar los aspectos económicos del trabajo del empleado. Los factores de control financiero caen dentro de las siguientes categorías: Un contratista independiente regularmente tiene una inversión significativa en el equipo que él o ella usa cuando trabaja para otra persona. Sin embargo, en muchas ocupaciones, tal como en la construcción, trabajadores gastan miles de dólares en las herramientas y equipo que utilizan, y aun así se les considera que son empleados. No existe una cantidad precisa de dólares con la que se tiene que cumplir para que esta se considere una inversión significativa. Más aun, una inversión significativa no es necesaria para determinar el estatus de contratista independiente debido a que algunos tipos de trabajo simplemente no requieren grandes desembolsos. Gastos no reembolsables.

Los contratistas independientes tienen una mayor probabilidad de tener gastos no reembolsables que la que tendrían los empleados. Costos fijos en los que regularmente se incurre sin importar si se está, o no está, efectuando algún trabajo son especialmente importantes.

Sin embargo, los empleados podrían incurrir en gastos no reembolsables en conexión con los servicios que estos están desempeñando para su empresa. También está la oportunidad de tener ganancias o pérdidas. La oportunidad de tener ganancias o pérdidas es otro factor importante.

Si un trabajador hace una inversión significativa en las herramientas y equipo que utiliza, y este tiene gastos no reembolsables, el trabajador tiene una mayor oportunidad de perder dinero (es decir, sus gastos excederán los ingresos del trabajo). El tener la posibilidad de incurrir en una pérdida indica que el trabajador es un contratista independiente. Generalmente, un contratista independiente está en la libertad de buscar oportunidades de negocios. Contratistas independientes a menudo se anuncian, mantienen un lugar visible para su negocio y están disponibles para trabajar en el mercado relevante. A un empleado generalmente se le garantiza un sueldo regular por hora, semanal u otro periodo de tiempo. Esto indica usualmente que un trabajador es un empleado, aun si el sueldo o salario está suplementado por una comisión. Un contratista independiente es usualmente remunerado por su trabajo a base de una tarifa fija. Sin embargo, en algunas profesiones, tal como la legal, es común pagar a los contratistas independientes por hora.

El término tipo de relación se refiere a los hechos que muestran cómo, tanto el trabajador como la empresa, perciben la relación entre ellos. Los factores, para determinar el tipo de relación entre dos partes, por lo general caen dentro de las siguientes categorías: Contratos escritos.

Aunque un contrato debe señalar que el trabajador es un empleado o un contratista independiente, esto no es suficiente para determinar el estatus del trabajador. El IRS no está obligado a seguir un contrato que señala que el trabajador es un contratista independiente, en donde él o ella es responsable por el pago de su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. La manera en como las partes trabajan juntas determina si el trabajador es un empleado o un contratista independiente. Están también los beneficios de los empleados. Los beneficios de los empleados incluyen cosas tal como un seguro, plan de jubilación, vacaciones pagadas, días por enfermedad y seguro por incapacidad. Las empresas generalmente no otorgan estos beneficios a contratistas independientes.

Sin embargo, la falta de estos tipos de beneficios no significa necesariamente que el trabajador es un contratista independiente. Si usted contrata a un trabajador con la expectativa de que la relación vaya a continuar indefinidamente, en vez de que esta sea por solo un periodo o proyecto específico, esto se considera generalmente como evidencia de que la intención era la de crear una relación de empleado-empleador. Están los servicios brindados como actividad clave de la empresa. Si un trabajador provee servicios que son un aspecto clave de la empresa, es más probable que la empresa tendrá el derecho a controlar y dirigir sus actividades. Por ejemplo, si una firma legal contrata a un abogado, lo más probable es que presentará el trabajo del abogado como si fuera el de la propia firma, y tendría el derecho a controlar o dirigir ese trabajo. Esto indicaría una relación de empleado-empleador. Si, después de haber revisado la evidencia de las tres categorías, todavía no está seguro si un trabajador es empleado o contratista independiente, puede presentar ante el IRS el formulario SS-8, que es la determinación del estado de empleo de un trabajador para propósitos del impuesto federal sobre la nómina y la retención de impuestos sobre el ingreso, disponible en inglés.

El formulario SS-8 puede ser presentado por el negocio o por el trabajador. El IRS revisará las circunstancias y los hechos, y determinará oficialmente el estado actual del trabajador. Tenga en cuenta que este proceso puede tomar por lo menos seis meses, pero al negocio que continúa contratando a trabajadores del mismo tipo para prestar servicios específicos, tal vez le convenga presentar el formulario SS-8. Ahora vamos hablar acerca de la clasificación errónea de empleados. Consecuencias de tratar a los empleados como contratistas independientes. Disposiciones de alivio tributario. Empleados erróneamente clasificados pueden completar el formulario tributario del Seguro Social y el programa de acuerdo de clasificación voluntaria. Hay consecuencias de tratar a los empleados como contratistas independientes. Si usted clasifica a un empleado como contratista independiente, y no tiene una base razonable para hacerlo, usted podría ser responsable de pagar impuestos sobre la nómina para dicho empleado. Las disposiciones de alivio tributario que se explican más adelante no se aplican. Para más información, vea la Sección 3509 del Código de Impuestos Internos. Si usted tiene una base razonable para no tratar a un trabajador como empleado, quizás no tenga que pagar impuestos sobre la nómina para dicho trabajador. Esta base razonable podría establecerse mediante: Un caso judicial relacionado o resolución del IRS. Una auditoría previa del IRS que incluía un examen de los impuestos laborales en un momento en que trataba a trabajadores similares como contratistas independientes y que no resultó en la reclasificación del IRS de estos trabajadores.

También puede demostrar que un segmento importante de su industria trató a trabajadores similares como contratistas independientes. También usted confió en alguna otra base razonable, como el asesoramiento de un abogado comercial o un contador. ¿Quién conocía los hechos sobre su negocio? Para beneficiarse de este alivio tributario, usted tiene que presentar toda declaración informativa federal requerida de modo compatible con el trato tributario que usted le ha dado al empleado. Debe en todo momento haber presentado todas las declaraciones de impuestos federales consistentes con su tratamiento de los trabajadores como contratistas independientes y no como empleados. Este tratamiento incluiría dar a los trabajadores el formulario 1099-MISC como resúmenes salariales anuales, y no en ningún momento el formulario W-2. Usted puede leer más sobre la diferencia entre el formulario 1099-MISC y el formulario W-2. El alivio no está disponible para ningún año y para los trabajadores para quienes no presentó las declaraciones de información requeridas. Usted, o su predecesor, no puede haber tratado como empleado a ningún trabajador en un puesto considerablemente similar durante ningún período a partir de 1977. Esto es Consistencia Sustancial.

Si usted trató a trabajadores similares como empleados, este alivio no está disponible.

Para más información, vea la Publicación 1976 (disponible en inglés), que son los requisitos para el alivio del impuesto sobre la nómina conforme a la sección 530 del Código de Impuestos Internos. Los trabajadores que piensan haber sido erróneamente clasificados como contratista independiente por el empleador pueden usar el formulario 8919, que son los impuestos del Seguro Social y Medicare sobre el salario no recaudado, disponible en inglés, para calcular y declarar la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare sobre su remuneración, los cuales aún no se han recaudado y que se tienen que pagar.

Para más información, vea el artículo completo Nuevo formulario tributario del Seguro Social para trabajadores erróneamente clasificados, disponible en inglés en la página web del IRS. El programa de Acuerdo de Clasificación Voluntaria del IRS es un nuevo programa opcional que ofrece a los contribuyentes la oportunidad de reclasificar sus trabajadores como empleados para los períodos impositivos futuros para efectos del impuesto sobre el empleo con exención parcial de impuestos federales de empleo para los contribuyentes elegibles que están de acuerdo para tratar de forma prospectiva a sus trabajadores (o de una clase o grupo de trabajadores) como los empleados.

Para participar en este nuevo programa voluntario, el contribuyente debe cumplir con ciertos requisitos de elegibilidad, se aplica a participar en el VCSP presentando el formulario 8952, que es la aplicación para el programa de acuerdo de clasificación voluntario, que está disponible en inglés, y entrar en un acuerdo final con el IRS. Hay obligaciones del pago de impuesto sobre la nómina. Los formularios e impuestos asociados para contratistas independientes es el formulario W-9, que es la Solicitud y Certificación del número de identificación del contribuyente y el formulario 1099-NEC, que es la remuneración a personas que no son empleados. Si paga a los contratistas independientes, puede tener que presentar el formulario 1099-NEC, que está disponible en inglés, para informar los pagos por los servicios prestados para su ocupación o negocio.

Si se cumplen las cuatro condiciones siguientes, generalmente debe declarar un pago como remuneración de una persona que no es empleado. Primero, usted efectuó el pago a alguien que no es su empleado. Segundo, usted efectuó el pago por los servicios prestados en el curso de su ocupación o negocio, incluyendo agencias gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro. Tercero, usted efectuó el pago a un individuo, sociedad colectiva, patrimonio, o en algunos casos, a una sociedad anónima. Y cuarto, usted efectuó pagos al beneficiario de al menos $600 durante el año.

Cuando hace la determinación que un individuo es un empleado, usted como el empleador tiene ciertas responsabilidades por el impuesto sobre la nómina que debe pagar y formularios que debe presentar. Los impuestos sobre la nómina incluyen los siguientes: Primero, los impuestos al Seguro Social y al Medicare. La retención del impuesto federal sobre los ingresos, y el impuesto federal sobre el desempleo. Los formularios e impuestos asociados para empleados son la I-9, que es la verificación de elegibilidad del empleo, servicios de ciudadanía e inmigración. El formulario W-4 es certificado de retenciones del empleado. El formulario W-2, que es el estado de salarios e impuestos. Y el formulario W-3, transmisión de comprobantes de salarios e impuestos.

La página web del IRS, IRS.gov/smallbiz es el centro de ayuda tributaria para trabajadores por cuenta propia y pequeños negocios. Puede seleccionar la página en español y seleccionar cómo determinar si es contratista independiente o empleado. Con esto concluye la presentación. Espero que la información le haya resultado útil e informativa. Gracias.