Ayuda personal de la Administración del Seguro Social

Los empleadores que necesiten ayuda con información sobre cómo reportar los salarios pueden llamar al Centro de Servicio para Informes de Empleadores de la Administración del Seguro Social al 800-772-6270. Si tiene preguntas más técnicas, hay funcionarios de servicio a los empleadores disponibles en todo el país; simplemente llame al 800-772-6270.

Otros servicios disponibles

Información sobre cómo presentar el Formulario W-2

Cada año, los empleadores tienen hasta el último día de febrero (o el último día de marzo si lo hacen electrónicamente) para enviarle la Copia A de los Formularios W-2 con el Formulario W-3 a la Administración del Seguro Social a fin de reportar los ingresos y los impuestos de sus empleados durante el año calendario anterior. Toda la información sobre cómo reportar los ingresos y las publicaciones que necesitan para cumplir sus responsabilidades están en línea en el sitio Web de la Administración del Seguro Social.

Presentación electrónica de los formularios W-2

Los empleadores y sus representantes autorizados ahora pueden presentar los formularios W-2 por Internet. Hay tres métodos electrónicos para presentar estos formularios en el sitio Web de servicios para empleadores de la SSA:

W-2 en línea - Usted puede completar hasta 20 Formularios W-2 en su computadora, enviarlos electrónicamente a la SSA e imprimir copias para entregárselas a sus empleados. Esta opción es ideal para empresas con hasta 20 empleados o para las personas con empleados domésticos.

W-2C en línea - Este servicio es parecido al W-2 en Línea, excepto que le permite llenar hasta 20 Formularios W-2C. (Corrected Wage and Tax Statements - Comprobante corregido de salarios e impuestos). Este servicio se puede usar sin importar qué método usó para presentarle el W-2 original a la SSA.

Enviar el informe de salarios por Internet - Usted puede cargar un informe de salarios siempre y cuando el formato cumpla con las especificaciones en el documento Social Security’s Magnetic Media Reporting and Electronic Filing for Tax Year 2004 (Informes en medios magnéticos y presentación electrónica del Seguro Social para el año tributario 2004).

Para comenzar, simplemente vaya a la página de servicios en línea para negocios del Seguro Social (Business Services Online, BSO). Necesitará inscribirse para recibir un número de identificación personal (PIN) y una contraseña; seleccione inscribirse y siga las instrucciones. Recibirá un PIN inmediatamente después de completar el proceso de inscripción. La contraseña se le enviará por correo en aproximadamente dos semanas. Seleccione Login e introduzca su PIN y contraseña.

Los preparadores terceros solamente necesitan inscribirse una vez a nombre de su compañía. El mes preferido para inscribirse es diciembre. El Seguro Social generalmente empieza a aceptar las presentaciones electrónicas en la primera semana de enero.

Verificación de nombres y números de Seguro Social de los empleados

El nombre y el SSN en cada W-2 tienen que coincidir con el nombre y el SSN que aparecen en la tarjeta de Seguro Social del empleado. Asegurarse de que esta información coincida garantiza que el salario de cada trabajador quede anotado debidamente en su expediente vitalicio de ingresos. El expediente de ingresos es la base para determinar si la persona es elegible para recibir el Seguro Social y la cantidad de beneficios.

El servicio gratuito de verificación de la SSA identifica fácilmente las combinaciones de nombre y SSN que no coinciden para que puedan corregirse antes de presentarle los formularios W-2 a la SSA.

Menos de 50 nombres - Comuníquese con la oficina del Seguro Social más cercana. Puede encontrar la dirección visitando el sitio Web del Seguro Social o llamando al 800-772-1213.

Más de 50 nombres -Esta opción es ideal para los empleadores que quieran verificar toda la base de datos de la nómina. Deberá inscribirse para usar este servicio. Para más detalle visite la sección de instrucciones e información para empleadores sobre cómo presentar los Formularios W-2 a través del sitio Web de la SSA y busque la página de verificación de números de Seguro Social.

Cómo corregir errores ante el IRS

Si omite parte de la información en su declaración de impuestos, comete un error o no presenta su declaración antes de la fecha límite, esto no tiene que convertirse en un problema grave. Sin embargo, debe tomar medidas oportunas para corregir los errores.

Correspondencia con el IRS

Puede ser menos caro y menos complicado corregir los errores antes de recibir una notificación del IRS. Algunos formularios para presentar correcciones son los siguientes:

Serie 94X de Formularios Tributarios Corregidos. Cuando los empleadores descubren errores que resulten en pagos insuficientes o excesivos de impuestos sobre el empleo, pueden presentar el formulario de impuestos correspondiente corregido. Los formularios de impuestos sobre empleo para corregir errores incluyen: Formularios 941X, 943X, 944X, 945X y CT-1X.

Formulario W-2C Corrected Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios e impuestos corregido) y el Formulario W-3C Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements. (Transmisión de comprobantes de salarios e impuestos corregidos) Estos formularios se usan para corregir la información sobre los ingresos y las retenciones de los empleados durante todo el año. Ahora usted puede tener acceso y completar los Formularios W-2C y W-3C en línea. Consulte los consejos útiles para el éxito de su negocio en el Business Tips for Success del Seguro Social para obtener más información.

Formulario 1040X, Amended U.S. Individual Income Tax Return. (Declaración enmendada de impuesto individual) Si cometió un error en su declaración individual de impuestos sobre ingresos, utilice este formulario para corregirlo. Si adeuda impuestos como consecuencia de un error, envíe la cantidad adicional con el Formulario 1040X. Esto detendrá la acumulación de multas e intereses adicionales sobre el impuesto adeudado.

Formulario 1065 U.S. Return of Partnership Income. (Declaración de  impuestos sobre ingresos de sociedades colectivas) Si cometió un error en la declaración de impuestos sobre ingresos de una sociedad colectiva, marque el cuadro “declaración enmendada” en el Formulario 1065 y siga las instrucciones. Entréguele una copia del Anexo K-1 enmendado a cada socio.

Formulario 1120S, U.S. Income Tax Return for an S Corporation. (Declaración de impuestos sobre ingresos de sociedades anónimas S). Para corregir un Formulario 1120S previamente presentado, complete un Formulario 1120S enmendado, marque la casilla “amended return” en la página 1 y siga las instrucciones. Entréguele una copia del Anexo K-1 enmendado a cada accionista.

Formulario 1120X, Amended U.S. Corporation Income Tax Return. (Declaración enmendada de impuestos sobre ingresos de sociedades anónimas) Si cometió un error en la declaración de impuestos sobre ingresos de su sociedad anónima, use Formulario 1120X. Si adeuda impuestos, debe enviarlos junto con el formulario.

Formularios 1099 y 1098. Estos son ejemplos de las declaraciones informativas. Siga las instrucciones que vienen con el formulario para hacer las correcciones.

Depósitos de impuestos federales. Si no se le requiere hacer depósitos electrónicos, cerciórese de incluir un formulario 8109 con cada depósito que entregue o envíe por correo a un lugar autorizado.

Recibió una notificación del IRS: ¿Qué debe hacer?

Si recibe cualquier tipo de correspondencia del IRS, ábrala, léala y luego haga algo al respecto. La mayoría de las notificaciones incluyen una fecha límite para su respuesta, así que es importante actuar de inmediato. Si tiene preguntas sobre la notificación, la mayoría de ellas incluyen instrucciones sobre cómo obtener más información.

El IRS se comunica con los contribuyentes por muchas razones. Por ejemplo:

• La notificación podría pedirle información que faltaba en su declaración de impuestos;
• Si se trata de una auditoría, se le solicitará que entregue determinada información en una fecha y lugar especificados; o
• La notificación podría ser para que pague sus impuestos

Otros ejemplos de notificaciones incluyen:

CP 102: Se encontró un error de cálculo en ciertos formularios (Formularios 941, 942, 943 ó 945), que usted presentó y el IRS ha determinado que usted debe pagar más impuestos.

CP 138: El exceso de impuesto que pagó en una declaración se usó para pagar los impuestos que debía en otra declaración.

CP 165: El cheque de su FTD o de sus impuestos estimados fue devuelto. Esta notificación le solicita pagar lo adeudado, más una multa de 2% por haber enviado un cheque sin suficientes fondos (la multa mínima es $15).

CP 205: Usted usó el número de identificación de contribuyente equivocado en su cupón FTD.

CP 2000: la verificación de ingresos, pagos o créditos no reportados en su declaración de impuestos

CP 2100: Le notifica al contribuyente/presentador que hay información incorrecta, y le recuerda de su obligación de solicitar la información correcta para poder llenar declaraciones correctamente en el futuro. Este aviso también le recuerda que es responsable de retener impuestos de respaldo si la información no es provista.

CP 2501: Se encontró una discrepancia entre lo que usted declaró como ingresos, crédito o deducción y lo que el IRS tiene en sus archivos.

Esté o no de acuerdo con la notificación, llame o escríbale a la persona indicada en la notificación, o visite la oficina del IRS local antes de la fecha límite. Es importante avisarle al IRS que usted recibió la notificación y que está haciendo algo al respecto.