[Glenn Gizzi] Buenos días a todos.
Mi nombre es Glenn Gizzi y soy el principal oficial de enlace que representa a los grupos interesados dentro del Servicio de Impuestos Internos (o IRS, por sus siglas en inglés), en Nueva Jersey y seré su moderador para la llamada de hoy.
Gracias por participar en el seminario en línea del IRS sobre el Alivio en caso de Emergencias y Desastres.
Contamos con tres presentadores para el seminario en línea de hoy y además encontrará un enlace en esta página web que le permitirá buscar más información sobre estas personas.
Usted encontrará también un enlace a un archivo de esta presentación en formato PDF, en el caso de que desee descargar o imprimir una copia.
Y con esto, le dejo la palabra a nuestro primer presentador, Tom Peters.
[Tom Peters] Gracias, Glenn.
Comenzaremos este seminario en línea con alguna información acerca del Programa de Alivio del IRS en caso de Desastres.
El IRS tiene una oficina de programas especiales que coordina el otorgamiento del alivio tributario administrativo a los contribuyentes y a los preparadores profesionales de impuestos afectados por desastres declarados por el gobierno federal.
Además, se puede ofrecer ayuda en situaciones de emergencia de mayor importancia.
El IRS tiene autoridad, conforme a las secciones 6081 y 6161 del Código de Impuestos Internos (o IRC, por sus siglas en inglés), para suspender la declaración y los pagos de impuestos adeudados actualmente. Asimismo, el IRS está autorizado para suspender la finalización de ciertas acciones que tienen que llevarse a cabo dentro de un plazo determinado. Dichas suspensiones son libres de sanciones y quedan vigentes hasta un período máximo de seis meses.
En caso de un desastre declarado por el gobierno federal, la sección 7508A del Código de Impuestos Internos permite que el período de suspensión se extienda hasta 12 meses e incluya la reducción de los intereses sobre los impuestos adeudados actualmente.
Por lo general, el IRS otorga alivio a los contribuyentes afectados en las zonas identificadas por la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, por sus siglas en inglés) como zonas que reúnen los requisitos para ayuda individual destinada a familias y a hogares.
Dichas zonas se conocen como zonas designadas de desastre y suelen ser identificadas según los condados afectados dentro de un estado específico.
El IRS puede ofrecer varias clases de alivio a los contribuyentes y preparadores de impuestos afectados por un desastre o por una emergencia de mayor importancia.
Como les indiqué anteriormente, el IRS puede postergar la fecha límite para el pago y la declaración de los impuestos actuales, así como postergar la fecha límite para completar ciertas acciones que tienen que llevarse a cabo dentro de un plazo determinado.
El Procedimiento Administrativo Tributario 2007-56 del IRS contiene una lista de cuáles de dichas acciones se pueden postergar conforme al Código de Impuestos Internos 7508A.
En el caso de que se otorgue alivio, el IRS emitirá una notificación o un comunicado de noticias proporcionando información sobre las acciones postergadas.
Se podrían reducir las multas por incumplimiento del requisito de presentar la declaración y por no pagar impuestos.
Se tramitarán rápidamente solicitudes para transcripciones de una cuenta tributaria y para copias de declaraciones ya presentadas. También se podrían eliminar los cargos relacionados con dichas solicitudes.
El IRS podría también hacer más flexibles las reglas sobre ciertas certificaciones reglamentarias.
Un ejemplo de ello es la flexibilidad en la limitación del ingreso correspondiente a residentes de viviendas para personas de bajos recursos.
La reglamentación final conforme a la sección 7508A se emitió el 15 de enero de 2009.
La reglamentación final explica que los períodos de alivio para desastres están vigentes al mismo tiempo que las prórrogas establecidas por otras secciones del Código de Impuestos Internos.
La reglamentación también amplió la definición de “contribuyente afectado” para incluir a todo contribuyente que haya visitado una zona de desastre con cobertura y que haya fallecido o se haya lastimado como resultado del desastre.
Otro cambio es que, para reunir los requisitos y beneficiarse del alivio, los contribuyentes que no estén ubicados en la zona designada como zona de desastre ahora tienen que poseer documentos localizados en esta zona, los cuales serán necesarios para cumplir con una suspensión de la fecha de vencimiento para declarar impuestos.
Cuando se otorgue el alivio, los contribuyentes afectados serán:
Los contribuyentes cuya residencia principal o cuyo lugar principal de negocio esté localizado en una zona designada como zona de desastre por el IRS.
Los contribuyentes cuyos documentos necesarios para cumplir una fecha límite señalada durante el período de aplazamiento estén localizados en la zona designada como zona de desastre por el IRS.
Los trabajadores de ayuda humanitaria afiliados a una organización filantrópica o gubernamental reconocida que ayuda con las actividades de alivio en la zona designada como zona de desastre por el IRS y todo individuo que haya visitado dicha zona y que haya fallecido o se haya lastimado como resultado del desastre.
Las computadoras del IRS identificarán sistémicamente a aquellos contribuyentes cuyas direcciones en el registro están dentro de la zona designada como zona de desastre y a su vez marcarán con un código las cuentas de éstos para que reciban alivio.
Otros contribuyentes afectados necesitarán comunicarse con la línea gratuita del IRS para desastres al 1 (866) 562-5227 para identificarse por sí mismos.
El asistente colocará manualmente un código en la cuenta de dichos contribuyentes para que reciban alivio.
Los preparadores profesionales de impuestos en la zona de desastre que posean los documentos necesarios de los clientes para cumplir con la fecha límite aplazada por el alivio y cuyos clientes estén fuera de la zona de cobertura del desastre, pueden comunicarse con el IRS e identificar a su cliente para que éste reciba el alivio.
La línea gratuita para desastres se puede usar para identificar hasta un máximo de 10 clientes.
El IRS tiene un procedimiento para tramitar las solicitudes en grandes cantidades.
Los procedimientos están disponibles en el Disaster Relief Resource Center for Tax Professionals (Centro de Recursos para el Alivio en casos de Desastres para Preparadores Profesionales de Impuestos) en www.irs.gov, en inglés.
En cada suceso en que el IRS otorgue alivio a víctimas de desastres, la Oficina de Relaciones con los Medios de Comunicación del IRS enviará un comunicado de noticias con detalles sobre el alivio, incluyendo la identificación de la zona designada como zona de desastre.
Estos comunicados de noticias son clasificados por estado y publicados en www.irs.gov. La palabra clave a ingresar es 'Around the Nation' (Por toda la nación), en inglés.
Después de un desastre declarado por el gobierno federal en el que FEMA haya otorgado ayuda individual a familias y hogares, FEMA establecerá Centros de Recuperación de Desastres para ayudar a las víctimas.
Después de un desastre de mayor importancia, el IRS podría proveer personal en los centros para ayudar a contribuyentes con asuntos relacionados con desastres.
Estos miembros del proporcionan información sobre el alivio tributario otorgado, distribuyen publicaciones afines, contestan preguntas sobre reglamentos tributarios relacionados con desastres y podrían ayudar con los esfuerzos para reconstruir documentos.
El IRS tiene varios Memorandos de Acuerdo (o MOU, por sus siglas en inglés) con otras agencias para proveer información tributaria rápida a fin de ayudar a calcular los beneficios correspondientes a víctimas de un desastre.
En el caso de desastres de mayor importancia, el IRS podría designar a un personal para contestar llamadas en la línea gratuita y ayudar a FEMA con las inscripciones telefónicas de las víctimas de un desastre.
Como les mencioné previamente, el IRS ha establecido una línea gratuita destinada a la tramitación de asuntos relacionados con una cuenta tributaria en casos de alivio para desastres, la cual permite a los contribuyentes identificarse por sí mismos.
El número es 1 (866) 562-5227.
A continuación, Deborah Rodgers les proporcionará alguna información sobre cómo pueden ayudar a sus clientes en la preparación para un desastre.
[Deborah Rodgers] Gracias Tom.
Mi información le ayudará en la preparación de un plan antes de que suceda un desastre.
A menudo, los planes para asegurar que continúe operando un negocio tras un desastre, (o plan de continuidad comercial) y esfuerzos similares de preparación, se consideran no relacionados con el plan de negocios, o en el mejor de los casos, un mal necesario.
Además, aquellos negocios que sí tienen un plan, sólo en raras ocasiones lo revisan para verificar su coherencia con el estado actual del negocio.
Un plan escrito hace tres años es probablemente incompatible con el negocio existente.
La realidad es que la continuidad comercial es una inversión estratégica que ayuda a un negocio a permanecer competitivo, aún de frente a una interrupción temporal.
Primero, usted necesita estar informado y saber qué clase de emergencias podrían afectar su compañía.
Luego, evalúe cuidadosamente cómo su compañía funciona, tanto interna como externamente.
¿Qué significa continuidad de las operaciones comerciales?
Los planes de continuidad comercial tienen que tomar en consideración todos los riesgos, los creados por el hombre así como los desastres naturales.
Usted debe planificar por adelantado cómo va a enfrentar una situación de emergencia.
Evalúe la situación.
Use el sentido común y los recursos disponibles para ocuparse de usted, de sus colaboradores y de la recuperación de su negocio.
La rapidez con la que pueda volver a operar su negocio después de un ataque terrorista o un tornado, incendio o inundación, en muchos casos depende de la planificación para emergencias que realice hoy.
Comience a planificar ahora para mejorar la probabilidad de que su compañía sobreviva y se recupere.
Discutiremos la planificación de emergencias para empleados más adelante.
Sus empleados y colaboradores son el activo más importante y de más valor para su negocio.
Los siguientes temas son todos extremadamente importantes, pero no son parte de esta presentación.
Usted puede encontrar buenos recursos e información sobre todos estos temas a través de varios sitios web nacionales, así como el departamento de manejo de emergencias del estado en el que vive.
Le proporcionaremos algunos recursos y enlaces en Internet después de esta presentación.
Suministros de emergencia – Primeramente, piense en los elementos básicos para la supervivencia: agua fresca, comida, aire limpio y calor.
La decisión de quedarse o irse – ¿Hay un refugio establecido en el lugar o un plan de desalojo?
Planifique para ambas posibilidades.
Seguridad contra incendios – El incendio es el desastre más común relacionado con los negocios.
Emergencias médicas – Tome los pasos necesarios que le den una ventaja al responder a emergencias médicas.
Evalúe cuidadosamente cómo su compañía opera tanto interna como externamente, para determinar qué personal, materiales, procedimientos y equipo son absolutamente necesarios para mantener el negocio en marcha. Revise el organigrama de los procesos de su negocio si existe uno.
Identifique las funciones cruciales para la supervivencia y para la recuperación.
Incluya en dichas funciones una nómina de emergencia, cómo agilizar la toma de decisiones financieras, y finalmente, los sistemas de contabilidad para documentar y rastrear los costos en caso de que sucediera un desastre.
Establezca procedimientos de administración provisional en caso de sucesión.
Incluya al menos una persona que no sea parte de las oficinas centrales, si corresponde.
Identifique a sus proveedores de bienes o servicios, distribuidores, recursos y otros negocios con los cuales usted tiene que comunicarse diariamente.
Esto puede incluir a terceros que tanto usted como sus proveedores necesitan, tal como una compañía de distribución.
Cuando considere cómo proteger sus líneas de suministros, piense en los siguientes conceptos:
Diversidad – Desarrolle relaciones profesionales con más de una compañía para que las pueda usar en el caso de que su contratista primario no pueda satisfacer sus necesidades.
Un desastre que elimine a un proveedor de bienes o servicios clave puede ser devastador para su negocio.
Puede buscar a un proveedor de bienes o servicios fuera de su estado en el caso de que los servicios de su proveedor local y regional se vean afectados por un desastre.
Continuidad del proveedor - ¿Tiene su proveedor de bienes o servicios un plan de continuidad en su negocio?
Pregúntele a ese proveedor de bienes o servicios cómo ellos prevén servirle en el caso de una interrupción del sistema de transporte.
Es posible que usted esté bien preparado con el plan de continuidad de su negocio, pero si un proveedor importante no está preparado, quizá se den interrupciones en los servicios que éste le provee a usted, a pesar de la planificación.
Memorandos de Acuerdo - Si usted se encuentra en la situación desafortunada de tener que reponer los activos esenciales después de un desastre, debe comprender que se encontrará en competencia con todo aquel que necesite esos mismos activos.
Tener un contrato informal o formalizado con un proveedor de bienes o servicios puede beneficiarle.
Aquellos negocios que hayan establecido contratos o acuerdos (MOU) de antemano con el proveedor recibirán prioridad sobre aquéllos que no los hayan establecido, si sólo cantidades limitadas de activos o suministros están disponibles.
Sin embargo, dependiendo del desastre, es posible que algunos proveedores no puedan cumplir sus necesidades o que vendan su inventario al mejor postor, a pesar de contar con un MOU.
Almacenaje limitado - Si tiene espacio adicional de almacenaje, considere almacenar aquellos artículos del inventario que son más esenciales para la operación del negocio.
Normalmente, contar con existencias para 3 hasta 7 días es suficiente.
Recursos compartidos (Acuerdos de ayuda mutua) – Considere la posibilidad de formular un acuerdo con un competidor con el que tenga buenas relaciones profesionales y con el que pueda compartir recursos en el caso de un desastre.
Al igual que un MOU, este acuerdo depende de la capacidad y la disposición de otras partes para proveer recursos cuando usted los necesite.
Si el desastre es a nivel regional, es posible que las otras partes no puedan ayudarle.
Cree una lista de contactos que incluya a los contratistas comerciales más importantes y a cualquier otro que podría brindarle ayuda en una emergencia.
Mantenga esta lista con otros documentos importantes en sus archivos, en su botiquín de suministros para emergencias y en un lugar distinto al de su negocio.
La planificación eficaz antes de un desastre favorece a la protección de las cadenas de suministro más que a cualquier otro aspecto de la planificación relacionada con la continuación de operaciones comerciales.
Sin embargo, en muchos casos se presta menos atención a dicho aspecto de la planificación que a los demás.
No suponga nada. Tómese el tiempo ahora de confirmar lo que espera de sus proveedores de bienes o servicios y de todos los terceros involucrados.
Sin lugar a dudas, el peor momento para encontrarse desprevenido frente a las realidades de una cadena de suministros es en medio de una crisis.
Planifique lo que hará si su edificio, fábrica o tienda no está accesible.
Esta clase de planificación se conoce como continuity of operation plan (plan de continuidad para las operaciones o COOP, por sus sigas en inglés), e incluye todas las facetas de su negocio.
Considere si usted puede manejar su negocio desde una ubicación distinta o desde su casa.
Desarrolle relaciones con otras compañías para poder utilizar las instalaciones de dichas compañías en el caso de que un desastre haga del lugar donde está ubicado su negocio uno imposible de utilizar.
Identifique la maquinaria de fabricación, computadoras, partes hechas a la medida y otro equipo necesario para mantener en operación su negocio.
Planifique cómo reponer o reparar equipo vital.
Almacene suministros adicionales para usarlos en caso de emergencia.
La cobertura insuficiente de un seguro puede causarle una gran pérdida financiera si su negocio es destruido, dañado o simplemente interrumpido durante un período de tiempo.
Verifique qué documentos necesitará ver su compañía de seguros después de una emergencia.
Almacénelos en un lugar seguro.
Observe qué servicios públicos son indispensables para las operaciones diarias.
Identifique alternativas, tales como generadores, para proveer electricidad a los sectores vitales de su negocio en una emergencia.
Trate de conseguir que todos los documentos financieros estén en formato electrónico.
Guarde las copias en un lugar distinto al de su negocio principal, a una distancia de al menos 50 millas de dicho negocio.
Es una buena idea mantener fotocopias de documentos vitales en su domicilio.
Si alguna vez necesita solicitar un préstamo ante la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa para ayudarle a recuperarse, necesitará proporcionar varios formularios jurídicos y financieros.
Fotografíe o grabe en video el contenido de cada cuarto de su oficina y/o negocio.
Decida quién debe participar en poner a funcionar su plan de emergencia.
Considere una amplia muestra representativa de personas a través de su organización, pero enfóquese en aquéllos con una experiencia vital en las funciones diarias del negocio.
Muy probablemente esto incluya a personas con destrezas técnicas, así como a gerentes y ejecutivos.
Debe asegurarse de que aquéllos seleccionados sepan lo que deben hacer.
Capacite a otros en caso de que necesite ayuda de alguien que lo vaya a reemplazar.
Reúnase con otros negocios en su edificio o en su complejo industrial.
Hable con los primeros en responder a una emergencia, los gerentes de emergencias, las organizaciones de la comunidad y los proveedores de servicios públicos.
Planifique con sus proveedores, distribuidores y con las otras personas con las cuales usted normalmente hace negocios.
Comparta sus planes, anime a otros negocios a poner en función su propio plan de continuidad y ofrézcales su ayuda.
Los planes de emergencia deben ser revisados anualmente.
Cuando los empleadores contratan a nuevos empleados o cuando una compañía o una organización cambia sus funciones, los planes deben ser actualizados según corresponda y los empleados deben ser notificados de los cambios.
Planifique para la continuidad en la nómina.
Los empleadores que no puedan pagar la nómina aún durante períodos de corta duración podrían ver un incremento del absentismo laboral, e incluso dimisiones, por parte de empleados que busquen trabajo en compañías que sí paguen la nómina a pesar del desastre.
Esto puede causar una segunda crisis para su negocio que complicará aún más sus esfuerzos de recuperación.
Al planear y hacer preparativos para la continuación de operaciones comerciales después de un desastre, los dueños de pequeños negocios deben dar alta prioridad a la nómina.
A continuación le presentamos unos puntos que debe tener en cuenta:
Anime a sus empleados a usar depósito directo en vez de recibir el pago de su cheque en papel.
Asesórese con los profesionales de su institución financiera para saber qué pueden hacer para ayudarle si tiene dificultades para pagar la nómina después de un desastre.
Hable con sus empleados de las ideas que tiene sobre cómo garantizar el pago de la nómina si se interrumpen las actividades de su negocio.
Pídales recomendaciones a sus empleados sobre cómo proteger la nómina.
Asegúrese de que los proveedores de nómina tengan bonos fiduciarios.
Los empleadores que usan a un proveedor de servicios de nómina deben preguntarle si tiene bonos fiduciarios en vigor.
Dichos bonos podrían proteger al empleador en caso de mora por parte del proveedor de servicios de nómina.
Para asegurar la supervivencia y recuperación de un negocio después de un desastre, lo más importante que puede hacer un dueño de pequeño negocio es preparar a sus empleados.
Lo más valioso de una empresa es su equipo humano.
Sin empleados, no hay negocio.
Aquellos empleados que trabajen para empleadores que hayan tomado el tiempo de ayudarles a ellos y a sus familias a prepararse, son los que tienen la probabilidad de ser más efectivos durante un desastre y en la fase de recuperación.
Anímelos a tener un plan, prepare un botiquín y adquiera información sobre las realidades de un desastre.
A continuación, Anita Douglas revisará una información excelente sobre la reconstrucción de documentos.
[Anita Douglas] Gracias, Deborah.
Comenzaremos con el mantenimiento de documentos sin usar papel.
Otro paso en la planificación previa a un desastre es la protección de sus documentos.
Deborah mencionó esto en su presentación.
Yo sólo deseo ampliar un poco más sobre este tema.
Mantener documentación sin usar papel significa tener todos los documentos financieros en formato electrónico.
Por ejemplo, esto significa obtener los estados bancarios y otros documentos financieros por correo electrónico.
En el caso de documentos que no reciba en formato electrónico, quizás pueda comprar un escáner para completar su documentación.
Podría también transferir todos sus documentos a CD, DVD o unidad flash (jump drive) periódicamente.
Podría considerar la posibilidad de almacenar la información en el domicilio de un pariente o alguien en el que usted confía, ubicado en otra ciudad. Éste podría guardar la información en un lugar seguro si fallara el sistema auxiliar de la computadora de usted.
Cuando sea posible, los documentos vitales deben ser almacenados en un lugar distinto al de su negocio. Es preferible que guarde una copia en una ubicación que quede al menos 50 millas de su negocio principal.
Existen numerosas compañías de almacenaje con las cuales puede comunicarse.
Lo que necesita tomar en cuenta al buscar una compañía acreditada de almacenaje es que dicha compañía debe proveer una adecuada seguridad física y garantizar una respuesta oportuna a toda solicitud de documentos que usted pueda tener.
A continuación hay una lista de los documentos vitales más comunes.
Mantener fotocopias de documentos vitales en su vivienda puede ser también una buena idea.
Si alguna vez necesita solicitar un préstamo a la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa para ayudarle a recuperarse, necesitará proporcionar varios formularios jurídicos y financieros que incluyan: estados financieros personales, estado actual de ganancias y pérdidas, estado actual del balance general y una lista de deudas.
Otro paso de la planificación preventiva que debe tener en cuenta es el de fotografiar o grabar en video el contenido de cada cuarto de su oficina y/o negocio.
Deseará almacenar las copias de estos documentos en otra ubicación o ciudad lejos de donde está su negocio.
Ahora vamos a revisar alguna información de ayuda para la reconstrucción de documentos después de un desastre.
Aunque la reconstrucción de documentos no es fácil, puede convertirse en una necesidad por varias razones.
Los documentos serán necesarios para propósitos tributarios.
Además, dichos documentos pueden ayudarle a obtener ayuda federal de las agencias como FEMA o de la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa.
Y estos documentos pueden ser de ayuda al momento de reclamar el reembolso del seguro.
Comenzaré con la reconstrucción de documentos de negocios.
Para la parte exterior del edificio, deseará incluir documentos que enumeren todos los arbustos, letreros en las instalaciones, toldos, estacionamientos, etc.
Si usted compró un negocio existente, tal vez le convenga comunicarse con el agente de bienes raíces para obtener una copia del contrato de compraventa.
Este contrato debe explicar en detalle lo que fue adquirido.
Si otras personas construyeron el edificio para usted, comuníquese con el contratista para obtener los planos del edificio o comuníquese con las comisiones de planificación del condado o de la ciudad para obtener las copias de dichos planos.
Para la parte interior del edificio, deseará incluir dónde estaba ubicado cada equipo.
Si el edificio era una tienda, deseará incluir la ubicación de los productos o el inventario.
Para los inventarios, puede obtener copias de facturas de los proveedores.
Siempre que sea posible, incluya facturas que sean del año natural anterior.
Para reconstruir los ingresos, puede obtener copias de sus estados bancarios.
Los depósitos deben reflejar claramente lo que fueron las ventas por cada período de tiempo.
Usted también puede obtener copias de la declaración de impuestos federales, estatales y locales del año anterior, incluyendo los informes del impuesto sobre las ventas, las declaraciones del impuesto sobre la nómina y las licencias de negocio (de la ciudad o del condado).
Esta información reflejará las ventas brutas por un período de tiempo dado.
A continuación, voy a darles información sobre cómo solicitar sus declaraciones de impuestos federales.
Algunos de ustedes ya sabrán que el IRS ya no provee transcripciones de declaraciones ni transcripciones de declaraciones informativas en nuestros Centros de Ayuda al Contribuyente.
Éstas tienen que ser solicitadas por teléfono o por correo, o a través de un preparador que reúna los requisitos para el Servicio de Entrega de Transcripciones por medio del sistema electrónico del IRS.
Si es necesario, presente el Formulario 4506 para obtener copias de las declaraciones de impuestos sobre el ingreso de los últimos cuatro años.
El IRS mantiene una lista de los códigos postales ubicados dentro de las zonas afectadas.
Para evitar la obligación de pagar un cargo, dichos códigos postales deben constar en todo formulario que usted presente.
Acuérdese de anotar, en la parte superior del Formulario 4506 y en tinta roja, la información sobre el desastre.
Esto ayudará a agilizar su solicitud e indicará al IRS que usted reúne los requisitos para la exoneración del cargo de $57.00 que se cobra normalmente.
Puede encontrar el Formulario 4506 y el Formulario 4506-T en la Publicación 2194, Disaster Losses Kit for Individuals – Help from the IRS (Juego de formularios y publicaciones relacionados con las pérdidas por desastre para personas físicas – ayuda del IRS) y la Publicación 2194-B, Disaster Losses Kit for Businesses – Help from the IRS (Juego de formularios y publicaciones relacionados con las pérdidas por desastre para negocios – ayuda del IRS), ambas en inglés.
Asimismo, puede descargar los documentos del sitio web www.irs.gov.
Use el estado actual más reciente del impuesto sobre la propiedad para obtener las tasas porcentuales correspondientes al terreno y a los edificios.
Si no está disponible, comuníquese con la oficina del tasador de su condado.
Pídale a un tasador local o a una compañía de bienes raíces una lista de las ventas comparables para determinar el valor justo de mercado.
Además de seguir las acciones presentadas en esta diapositiva, le convendrá tomar fotografías tan pronto como sea posible para establecer el alcance de los daños.
Puede comunicarse también con la compañía de escrituras o el banco que tramitó la compra para solicitar copias de los papeles relacionados con los depósitos en custodia.
Para la propiedad heredada, puede revisar los expedientes del juzgado de sucesiones para conocer los valores de la misma para propósitos del impuesto sobre la herencia.
Comuníquese con la oficina del tasador del condado donde vive para obtener los documentos anteriores relacionados con la propiedad.
Obtenga una copia de la escritura de la propiedad.
Si la casa fue construida según sus especificaciones, comuníquese con el contratista para ver si los documentos pertinentes están disponibles.
La mayoría de las pólizas de seguros indican el valor del edificio para establecer una cifra base para calcular el monto del seguro sobre el valor de reposición.
Obtenga documentos escritos de sus amigos y parientes, quienes vieron la casa o el edificio antes y después de que se le haya hecho mejora alguna.
El número y las clases de bienes muebles pueden hacer difícil la reconstrucción de los documentos.
Uno de los mejores métodos es el de hacer un dibujo de cada cuarto.
Haga un diagrama o plano de la planta de la propiedad y de la ubicación de los bienes muebles.
Éste no tiene que ser hecho profesionalmente; sólo de manera funcional.
Reconstruya los documentos basándose en facturas con los costos originales o de catálogos de venta usados.
Puede determinar el valor justo de mercado comunicándose con tiendas de descuentos cerca de donde vive, o a través de periódicos locales e información mantenida en la biblioteca.
Trate de localizar fotografías de equipos electrónicos, computadoras, electrodomésticos, joyería, etc.
Tal vez también quiera conseguir catálogos usados.
Ésta es una buena forma para establecer el costo y el justo valor de mercado.
Puede también dirigirse a una tienda de descuento local y mirar artículos comparables tales como dispositivos de cocina, además de artículos misceláneos que pueda haber tenido pero que se le habían olvidado porque sólo los utilizaba de vez en cuando.
Quisiera mencionar también que la Publicación 2194 trata sobre el concepto de casa, dividiéndola en cuartos, tales como la sala de estar, el comedor, el dormitorio, etc. Además, menciona los artículos que suelen encontrarse en una casa.
Hay también espacio en la parte inferior de cada página para mencionar artículos no incluidos.
A continuación tenemos unas sugerencias para valorar los vehículos.
Los servicios de valoración están disponibles en Internet.
Comuníquese con el concesionario o el prestamista para obtener una copia del contrato.
Proporcione los datos acerca del vehículo para obtener un precio comparable.
Para determinar el costo de vehículo, use anuncios de periódicos del período en que se compró dicho vehículo.
Para reconstruir el millaje del vehículo, comuníquese con su concesionario o con el taller mecánico para obtener documentación de las reparaciones al vehículo.
También podría examinar periódicos usados en la biblioteca local.
Si aún está haciendo pagos, comuníquese con la institución que retiene el título de propiedad del vehículo.
Ahora les voy a dejar nuevamente con Tom Peters.
[Tom Peters] Gracias, Anita. Me gustaría tomar unos momentos para resaltar los reglamentos tributarios especiales en vigor para las víctimas de un desastre declarado por el gobierno federal.
Anteriormente, cuando ocurría un desastre de mayor importancia, el Congreso preparaba legislación que otorgaba beneficios tributarios, correspondientes sólo a un desastre específico, a contribuyentes perjudicados por dicho desastre.
Aquellos beneficios tributarios se utilizaban como incentivos para reactivar las zonas afectadas.
Algunos ejemplos son la legislación promulgada después de los huracanes de 2005 y después de los tornados de Kansas de 2007, además de la legislación promulgada en 2008 tras el huracán Ike y las inundaciones del Medio Oeste de Estados Unidos.
La National Disaster Relief Act of 2008 (Ley Nacional de Ayuda en caso de Desastres de 2008), Subtítulo B o Título VII de la Emergency Economic Stabilization Act of 2008 (Ley de Estabilización Económica de Emergencia de 2008), firmada y aprobada como ley el 3 de octubre de 2008, como Ley Pública 110-343, proporciona alivio tributario a las víctimas de desastres declarados por el gobierno federal que ocurrieron después del 31 de diciembre de 2007 y antes del 1 de enero de 2010.
La Ley Nacional de Ayuda en caso de Desastres corresponde a contribuyentes con pérdidas por desastre al momento de que el Presidente invoque la Robert T. Stafford Disaster Relief and Emergency Assistance Act (Ley de Robert T. Stafford de Asistencia en Caso de Desastre y Asistencia de Emergencia).
Los desastres declarados se enumeran en el sitio web de FEMA en www.FEMA.gov, en inglés.
Simplemente pulse en el enlace " Disaster Declarations" (“Desastres declarados”).
El IRS ha desarrollado una hoja de datos, en inglés, con los detalles de las disposiciones de la Ley Nacional de Ayuda en caso de Desastres. Es el FS-2009-8 y se encuentra en www.irs.gov.
Les voy a hablar de los puntos más sobresalientes de esta nueva legislación.
Una deducción de pérdida por desastre puede reclamarse sin tomar en cuenta el ingreso bruto ajustado (AGI, por sus siglas en inglés) del contribuyente, ya que no corresponde el límite del 10% del AGI.
Las pérdidas personales por desastre deben ser reducidas por $100 en 2008, $500 en 2009 y $100 en 2010.
Los contribuyentes que no detallan sus deducciones pueden aumentar su deducción estándar por la cantidad de su pérdida neta por desastre.
Los contribuyentes pueden optar por declarar una pérdida en la declaración de impuestos del año anterior.
La Ley Nacional de Ayuda en caso de Desastres permite a los contribuyentes deducir actualmente los gastos de desastre que reúnen los requisitos en el año tributario en el que se pagaron o se incurrieron.
Los gastos de desastre que reúnen los requisitos son gastos pagados o incurridos con respecto a un comercio o negocio o con respecto a bienes relacionados con el negocio que igual tienen que ser capitalizados.
Para cumplir los requisitos, los gastos tienen que ser:
Para la eliminación o control de sustancias peligrosas que se difundieron como consecuencia de un desastre declarado por el gobierno federal,
Para la remoción de escombros o la demolición de estructuras, instaladas en terreno de bienes raíces, que hayan sido dañadas o destruidas por un desastre declarado por el gobierno federal,
o por la reparación de una propiedad relacionada con los negocios dañada por un desastre declarado por el gobierno federal.
En general, una pérdida neta de operación se traslada hasta dos años anteriores y hasta 20 años posteriores.
Sin embargo, la Ley Nacional de Ayuda en caso de Desastres permite a los contribuyentes trasladar hasta cinco años anterioes una pérdida por desastre que reúna los requisitos.
Una pérdida por desastre que reúne los requisitos es la cantidad menor entre la pérdida neta de operación del contribuyente para el año tributario o la suma de lo siguiente:
Las pérdidas de un contribuyente permisibles conforme a la sección 165 del Código de Impuestos Internos, para el año tributario, atribuibles a un desastre declarado por el gobierno federal que ocurra antes del 1 de enero de 2010 y que ocurra en una zona de desastre
y la deducción del contribuyente, para el año tributario, de los gastos de desastre que reúnan los requisitos y que sean permisibles conforme a la sección 198A del Código de Impuestos Internos.
Un contribuyente puede hacer caso omiso de la regla conforme a la cual las pérdidas por desastres que reúnen los requisitos se trasladan hasta cinco años anteriores si dicho contribuyente rechaza esta opción a más tardar para la fecha de vencimiento de su declaración, incluyendo prórrogas.
Una pérdida de desastre que reúne los requisitos se trata como una pérdida neta de operación que es distinta a la pérdida neta de operación normal del contribuyente.
El contribuyente debe recordar que esta opción es irrevocable.
La Ley Nacional de Ayuda en caso de Desastres estipula un descuento especial por depreciación del 50 por ciento en compras de bienes de ayuda que reúnen los requisitos y que se utilizan en casos de desastre.
Esto permite a los contribuyentes deducir hasta el 50 por ciento del costo de bienes de ayuda que reúnen los requisitos y que se utilizan en casos de desastre y luego tomar una deducción normal de depreciación sobre el saldo restante.
Este nuevo y especial descuento adicional por depreciación corresponde a la mayoría de las clases de bienes muebles tangibles y de programas de computadora adquiridos en, o antes de, la fecha en que ocurre el desastre declarado por el gobierno federal y puestos en uso en o antes del 31 de diciembre del tercer año siguiente a la fecha en que ocurre el desastre declarado por el gobierno federal.
Además, el nuevo descuento adicional por depreciación corresponde a la mayoría de la propiedad no residencial y a la propiedad residencial de alquiler adquiridas en, o antes de, la fecha en que ocurre el desastre declarado por el gobierno federal y puestas en uso en o antes del 31 de diciembre del cuarto año siguiente a la fecha en que ocurre el desastre declarado por el gobierno federal.
Para reunir los requisitos para el nuevo descuento adicional por depreciación, el 80 por ciento o más del uso de la propiedad tiene que ocurrir en la zona del desastre y el contribuyente tiene que participar activamente en la realización de una ocupación o negocio en esa zona de desastre.
Asimismo, el dueño de la propiedad tiene que reparar la propiedad dañada o reponer la propiedad destruida o expropiada por causa del desastre declarado por el gobierno federal. Ésta tiene que ser similar a la propiedad que se repara o se repone y debe estar ubicada en el mismo condado.
El rechazo de una opción a una clase de propiedad corresponderá a toda propiedad de dicha categoría.
En general, un contribuyente puede, hasta cierta cantidad o límite de dinero, depreciar gastos relacionados con bienes de la sección 179 puestos en uso durante el año tributario.
Sin embargo, este límite de dinero se reduce, pero no debajo de cero, si el costo de los bienes de la sección 179 puestos en uso durante el año sobrepasa cierta cantidad o el límite reducido de dinero.
Para el año 2008, el límite de dinero es de $250,000 y el límite reducido de dinero es de $800,000.
La Ley Nacional de Ayuda en caso de Desastres incrementa los límites que los negocios pueden depreciar en el caso de bienes de ayuda de desastre de la sección 179 que reúnen los requisitos.
Por lo general, la nueva ley incrementa el límite de dinero, que suele corresponder a un año tributario específico, por la cantidad menor entre $100,000 o el costo de bienes de ayuda de desastre de la sección 179 que reúnan los requisitos y que hayan sido puestos en uso durante ese año.
Además, la nueva ley generalmente incrementa el límite reducido de dinero, que suele corresponder a un año específico, por la cantidad menor entre $600,000 o el costo de bienes de ayuda de desastre de la sección 179 que reúnan los requisitos y que hayan sido puestos en uso durante ese año.
Los bienes de ayuda de desastre de la sección 179 son bienes de la sección 179 que reúnen los requisitos como bienes de ayuda de desastre para propósitos del nuevo descuento adicional por depreciación estipulado conforme a la Ley Nacional de Ayuda en caso de Desastres.
La mayoría de los tipos de bienes muebles tangibles y programas de computadora disponibles para la venta se consideran bienes de la sección 179.
La nueva ley no cambia la cantidad que un contribuyente puede optar por depreciar en el caso de ciertos vehículos utilitarios deportivos y ciertos vehículos adicionales puestos en uso durante el año tributario.
Por consiguiente, un contribuyente no puede optar por depreciar más de $25,000 del costo de estas clases de vehículos.
Deborah revisará algunos de los recursos que usted puede consultar para más información sobre los temas de hoy.
[Deborah] Las siguientes diapositivas muestran algunos de los recursos que usted puede usar cuando trabaje con sus clientes en asuntos relacionados con desastres.
El sitio web del IRS en inglés, www.irs.gov, y el sitio web del IRS en español, www.irs.gov/espanol, tienen unos recursos excelentes.
Usted puede usar la palabra clave “disaster” (“desastre”) y puede también intentar la siguiente búsqueda de términos para ver la información en la que está interesado: emergency planning (planificación para emergencias), FAQs (preguntas frecuentes), record reconstruction (reconstrucción de documentos, tema del que hablaremos más adelante) y Practitioner Resource Center (Centro de Recursos para Preparadores).
Para ver los comunicados de noticias relacionados con el alivio de desastres provisto por el IRS, ingrese “around the nation” (por toda la nación), en www.irs.gov, en inglés.
Los comunicados de noticias son clasificados por estado.
Hay muchos formularios, publicaciones y hojas de trabajo disponibles en www.irs.gov y www.irs.gov/espanol que son de gran ayuda en la reconstrucción de documentos.
El Formulario 4506, Request for Copy of Tax Return (solicitud para una copia de una declaración de impuestos), en inglés, el Formulario 4506-T, Request for Transcript of Tax Return (solicitud para una transcripción de declaración de impuestos), en inglés. La Publicación 547(SP) del IRS, Hechos Fortuitos, Desastres y Robos, contiene muy buena información sobre la presentación de los impuestos en casos de hechos fortuitos.
La Publicación 2194, Disaster Losses Kit for Individuals – Help from the IRS (Juego de formularios y publicaciones relacionados con las pérdidas por desastre para personas físicas – ayuda del IRS), la Publicación 2194-B, Disaster Losses Kit for Businesses – Help from the IRS (Juego de formularios y publicaciones relacionados con las pérdidas por desastre para negocios – ayuda del IRS), la Hoja de Datos FS-2006-7, Reconstructing Your Records (Cómo reconstruir sus documentos), todas en inglés. La Hoja de Datos FS-2009-8, Tax Law Changes Related to National Disaster Relief (Cambios en la ley tributaria relacionados con el alivio nacional para desastres), contiene lo más sobresaliente de la Ley Nacional de Ayuda en casos de Desastres de 2008.
Para resolver todo asunto de cuentas tributarias relacionado con desastres, puede comunicarse con la Línea Directa para Ayuda en casos de Desastre del IRS al 1(866) 562-5227.
Y finalmente, para obtener información sobre desastres declarados por el gobierno federal, visite el sitio web de FEMA en www.FEMA.gov y pulse sobre el enlace "disaster declaration" (declaración de desastres), en inglés.
En nombre de nuestro equipo de Enlace con los Grupos Interesados, gracias por su tiempo y atención el día de hoy.
Ahora voy a dejarles nuevamente con Glenn Gizzi, nuestro moderador.
[Glenn] Gracias por esa presentación informativa y exhaustiva.
Ahora vamos a pasar a algunas de las preguntas que hemos recibido.
Tom va a contestar la primera pregunta.
"¿Otorga el IRS alivio federal tributario a contribuyentes en cada desastre declarado por el gobierno federal?"
[Tom] Un desastre declarado por el gobierno federal es uno en que el Presidente apela a la Ley de Robert T. Stafford de Asistencia en Caso de Desastre y Asistencia de Emergencia (Robert T. Statford Disaster Relief and Emergency Assistance Act).
Hay diferentes clases de alivio de desastres del gobierno federal asociados con la Ley de Stafford.
Algunos de estos alivios solamente reembolsan a los gobiernos estatales por los gastos relacionados con desastres.
El IRS, por lo general, otorga alivio tributario federal cuando FEMA provee ayuda individual a hogares y familias y no solamente cuando la ayuda pública es provista a los gobiernos estatales.
Durante 2008 hubo 75 declaraciones de desastres de mayor importancia, de las cuales 35 incluyeron ayuda individual.
El IRS otorgó alivio a contribuyentes afectados en cada una de las 35 declaraciones de ayuda individual.
[Glenn] Gracias.
Le voy a pedir a Anita que conteste la próxima pregunta, que dice, “¿Dónde puedo encontrar información específica sobre alivio de desastes que haya sido otorgado por el IRS?"
[Anita] Los comunicados de noticias del IRS proveen detalles sobre el alivio que fue otorgado.
Puede acceder al www.irs.gov e ingresar el término “around the nation” (“por todo la nación”), en inglés, en la casilla de búsqueda para ver los comunicados de noticias.
Éstos están indicados por estado y pueden incluir información específica sobre el nivel de alivio otorgado, así como los condados que componen las zonas de desastre designadas por el IRS.
[Glenn] Gracias, Anita.
Deborah, aquí tenemos una pregunta para ti. "¿Qué determina la fecha de inicio del período de alivio?"
[Deborah] El IRS usa la fecha del incidente que FEMA indica en su declaración de desastre como la fecha de inicio del alivio correspondiente a dicho desastre.
Puede tomar hasta varias semanas para que una declaración de desastre sea publicada después de que ocurra el incidente.
La programación del IRS es retroactiva a la fecha del incidente.
[Glenn] Estas son buenas noticias. Gracias, Deborah.
Regresamos con Tom.
Aquí hay una pregunta acerca de una notificación del IRS. Ésta dice "Mi cliente recibió una notificación con multas e intereses a pesar de que reside en una zona de desastre donde el IRS otorgó alivio.
¿Qué podemos hacer para averiguar esto?"
[Tom] Su cliente, o usted, si tiene un Poder Legal válido, puede comunicarse con la línea gratuita de desastres al 1 (866) 562-5227 para ayuda ya que este asunto está relacionado con la cuenta del cliente.
[Glenn] De acuerdo. Y otra vez, el número gratuito es 1 (866) 562-5227 y está en el sitio web del IRS. La próxima pregunta es para Anita.
"¿Hay algunos recursos para desastres en el sitio web del IRS designados especialmente para los preparadores?"
[Anita] ¡Claro que sí! El IRS tiene una página en el sitio web denominada Disaster Relief Resource Center for Tax Professionals (Centro de Recursos de Alivio en casos de Desastres para Preparadores de Impuestos), en inglés.
Ésta contiene preguntas frecuentes relacionadas con desastres, consejos y orientación provistos por el IRS y enlaces a publicaciones relacionadas con desastres, así como otros recursos.
También encontrará el proceso para las solicitudes en grandes cantidades para el alivio de clientes que reúnen los requisitos.
Ingrese la palabra clave “disaster” (“desastre”) en la casilla de búsqueda en www.irs.gov.
Luego seleccione “Tax Relief in Disaster Situations” (“Alivio tributario en situaciones de desastre"), en inglés, para que le lleve a la página del preparador.
[Glenn] Gracias, Anita.
Hay una pregunta para Deborah acerca de alguien que viaja dentro de una zona de desastre para ayudar.
La pregunta dice: “Tengo un cliente que viajó dentro de una zona de desastre en nombre de la Cruz Roja para proveer ayuda a las víctimas.
¿Reúne los requisitos esta persona para el otorgamiento del alivio?"
[Deborah] Bueno, sí.
Su cliente es un contribuyente afectado ya que él estaba trabajando para una organización filantrópica certificada en una zona de desastre designada.
Sin embargo, debido a que él no reside en la zona de desastre, tendrá que comunicarse con el IRS e identificarse él mismo para obtener el alivio.
Recomiéndele que llame a la Línea Telefónica para Ayuda en casos de Desastre al 1 (866) 562-5227 y que explique su situación.
El asistente del IRS codificará manualmente el archivo maestro de cuentas a fin de designar el alivio.
[Glenn] Ahora, regresamos a Tom con una pregunta sobre las prórrogas.
Ésta dice, “El IRS tiene archivado el Formulario 4868(SP) válido que les envié, el cual prolonga la fecha de vencimiento de mi Formulario 1040 hasta el 15 de octubre.
El IRS ha otorgado un período de 60 días, desde el 1 de mayo hasta el 30 de junio, para alivio de desastres.
¿Cómo afecta esto mi fecha de vencimiento del 15 de octubre?"
[Tom] La regulación final conforme a la sección 7508A establece que un período de alivio de desastre debe estar vigente al mismo tiempo que las prórrogas ya en vigor según otras secciones del Código de Rentas Internas.
Su fecha para presentar la declaración de impuestos es la fecha en la que terminó el desastre o la fecha de la prórroga, la que ocurra más tarde.
En este caso, su fecha para presentar la declaración sigue siendo el 15 de octubre.
[Glenn] Gracias, Tom. Deborah, tenemos una pregunta acerca de la presentación de la declaración fuera de plazo.
Ésta dice: "Mi cliente vive en una zona que sufrió tormentas severas y su residencia sufrió daños mayores.
Ningún alivio le fue otorgado y ella no pudo cumplir con la fecha para presentar su declaración.
¿Hay alguna manera en que ella pueda tener alguna reducción en la multa por la presentación de su declaración fuera de plazo?”
[Deborah] En este caso su cliente podría reunir los requisitos para una reducción en la multa conforme al criterio de causa razonable del IRS.
Ella puede solicitar una reducción por escrito o llamando al IRS usando la información de contacto que aparece en la notificación y explicar las razones por la presentación tardía.
Si usted tiene un Poder Legal válido, puede hacer la solicitud a nombre de ella.
[Glenn] Anita, "¿Tiene el IRS alguna información específica en su sitio web sobre la Ley Nacional de Ayuda en caso de Desastres de 2008?"
[Anita] Sí, la tenemos.
La Hoja de Datos FS-2009-8, en inglés, resalta los beneficios de la Ley Nacional de Ayuda en caso de Desastres.
Esta hoja de datos está en www.irs.gov.
Busque FS guión 2009 guión 8.
[Glenn] Anita, tenemos otra pregunta para ti.
Ésta dice, "¿Dónde puedo buscar una compañía que almacene documentos?"
[Anita] En realidad eso está fuera del dominio del IRS, pero es una muy buena pregunta.
Para buscar una lista de empresas que ofrezcan servicios de almacenaje fuera de su negocio o domicilio, puede utilizar un buscador como Google y hacer una búsqueda ingresando las palabras “record storage companies” (compañías de almacenaje de documentos.”
[Glenn] Gracias, Anita.
Tom, "Para declaraciones del impuesto estatal, ¿pueden proveer también los departamentos estatales de recaudación de impuestos alivio tributario en caso de un desastre?"
[Tom] Los estados pueden proveer alivio de desastre para las declaraciones del impuesto estatal.
Es su decisión si lo hacen o no.
[Glenn] Bueno, pensamos que tenemos tiempo para una pregunta más y ésta es muy buena para Tom.
La pregunta es, “¿Cómo puedo servir de voluntario para proveer alguna ayuda tributaria a las víctimas de desastres?"
[Tom] El IRS ha formulado Memorandos de Acuerdo con varias organizaciones nacionales de preparadores de impuestos. Dichos memorandos permiten a las oficinas estatales interesadas proveer los servicios de miembros voluntarios para ayudar a los contribuyentes en los Centros de Recuperación de Desastres de FEMA.
El IRS solamente llamará a estos voluntarios en situaciones en las cuales los recursos disponibles del IRS no sean adecuados para proveer servicios a las víctimas.
Si usted está afiliado a una oficina estatal de una organización nacional de preparadores de impuestos y está interesado en servir en el programa de voluntarios, por favor comuníquese con su organización para ver si ésta acordó participar en el programa.
Si es así, se le proveerá información adicional sobre las operaciones del programa.
[Glenn] Gracias, Tom.
Y gracias a los tres presentadores.
Participantes, esperamos que hayan disfrutado la presentación de hoy y les invitamos a unirse con nosotros para eventos futuros.
Visite nuestro sitio web en inglés, www.irs.gov, e ingrese “phone forums and webinars” ”foros de teléfono y seminarios en línea” en la casilla de búsqueda.
En nombre del IRS, soy Glenn Gizzi. Les agradezco por haber estado con nosotros. Disfruten de su día.